Электронный документооборот обязателен для некоторых компаний и ИП — для большинства он доброволен, но очень удобен. ЭДО позволяет ускорить процесс обработки документов, снизить затраты на бумажные носители и перевозку документов, а также обеспечить безопасность обмена информацией.
В статье разбираемся, что такое электронный документооборот, каким компаниям он необходим и как его настроить.
Что такое электронный документооборот
Вместо того, чтобы отправлять бумажные документы по почте или курьером, организации могут обмениваться электронными документами. Такая система обмена называется ЭДО. Есть три вида электронного документооборота:
- внутренний — с его помощью обмениваются документами внутри компании;
- внешний — это обмен документами между организациями;
- с государственными органами — так компания сдает отчетность в налоговую, социальный фонд и другие госорганы.
Внутренний электронный документооборот может существовать в форме, удобной для компании, потому что он не регулируется государством. Нормы работы с остальными видами ЭДО закреплены в соответствующих законах: Налоговом кодексе РФ, различных федеральных законах, постановлениях правительства, приказах ФНС и др.
Как работает ЭДО
Чтобы обмениваться с госструктурами и другими компаниями документами с помощью ЭДО, необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она имеет такую же юридическую силу, как и обычная подпись.
ЭЦП бывает нескольких видов — простой, неквалифицированной и квалифицированной.
Подробнее о том, какую электронную подпись выбрать и как ее оформить, мы рассказали в статье.
Статья: Что такое ЭЦП, для чего нужна и как ее получить
В рамках электронного документооборота компании могут обмениваться электронными документами как напрямую, по электронной почте, так и через оператора ЭДО. В первом случае есть ограничения: напрямую можно пересылать не все документы.
Оператор ЭДО — это отдельная компания, которая обеспечивает безопасность обмена данными и подтверждает юридическую значимость документов. Фактически это посредник между компаниями, который отвечает за связь в рамках ЭДО между компанией и контрагентом.
Сам сервисами ЭДО можно работать прямо в браузере, но некоторые из них интегрированы в другое программное обеспечение, например, сервисы 1С. Внутри есть папки с отправленными и принятыми документами, поиск, справочник и возможность редактировать текст. В личном кабинете можно проверить, получил ли контрагент документы и подписал ли их.
Как работает оператор ЭДО
Каким компаниям нужен ЭДО
В 2023 году на ЭДО в обязательном порядке уже перешли:
- бюджетные организации;
- компании, которые занимаются оборотом маркированных товаров;
- организации, которые принимают участие в государственных закупках по закону 44-ФЗ.
По концепции развития ЭДО на сайте ФНС, к 2024 году около 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться в электронном виде.
Если ваша компания еще не перешла на ЭДО, то лучше начинать к этому готовиться уже сейчас: так вы будете готовы к изменениям и сможете безболезненно поменять формат документооборота.
Преимущества ЭДО
Экономит деньги
С ЭДО можно снизить траты на доставку и курьеров, на бумагу и сопутствующие расходные материалы. Кроме того, для электронных документов не нужно физическое хранилище: не придется покупать дополнительные стеллажи в офис или арендовать архив для бумаг.
Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота в компании можно в специальном калькуляторе на сайте ФНС России.
Экономит время
ЭДО позволяет автоматизировать процессы, связанные с обменом документами: подписание, утверждение и согласование. Доставка электронных документов тоже занимает меньше времени, чем доставка бумажных: всего несколько секунд. Это снижает риск человеческих ошибок и ускоряет обработку документов.
Сокращает использование бумаги
Использование электронных документов снижает расход бумаги и скорее всего уменьшает негативное влияние на окружающую среду.
Уменьшает риск потери или порчи документов
Бумажные документы можно повредить во время доставки или потерять уже после получения, а оперативно восстановить их не получится. Электронные документы легко отслеживаются и хранятся — они точно не потеряются в пути.
Недостатки ЭДО
Зависит от техники и стабильного интернета
Если система ЭДО или компьютеры отказывают в работе, это может привести к остановке обмена документами и задержкам в выполнении задач.
Возможны проблемы с безопасностью
В ЭДО есть риск несанкционированного доступа к электронным документам. Это может привести к утечке конфиденциальной информации.
Сложно и дорого внедрять
Чтобы организовать ЭДО в компании, нужно выбрать систему электронного документооборота, подключить оператора ЭДО и обучить сотрудников новым технологиям. Это стоит дополнительных средств и требует сил и времени бизнеса.
Тарифы у всех операторов разные, но обычно они включают в себя определенное количество комплектов документов
Некоторые операторы предлагают простой тариф с оплатой за один документ: это удобно, если компания небольшая
Не все пользуются ЭДО
Если организация, с которой вы работаете, не подключена к ЭДО, вы не сможете подписывать с ней документы в электронном виде. В этом случае часть документов вам придется создавать и подписывать на бумажных носителях, и это может быть неудобным для вас.
Как перейти на ЭДО
Оформить электронную подпись
Она может быть только у генерального директора, если все документы подписывает он, или у ключевых сотрудников, например, главного бухгалтера или финансового директора. Подробнее об оформлении подписи читайте в статье: Что такое ЭЦП, для чего нужна и как ее получить
Выбрать оператора
Актуальный перечень операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС России. Фактически все операторы предлагают похожие функции, так что компания может выбирать любого в зависимости от условий.
На что обратить внимание при выборе оператора:
- Стоимость: как регулярно надо платить. Например, если вам нужно отправлять пять комплектов документов в месяц, выбирайте тариф с оплатой за отправку. Если у вас большой объем документов и много отправок, выгоднее будет выбрать пакетный тариф.
- Интерфейс: насколько он интуитивно понятный для сотрудников.
- Оперативность внедрения. Некоторые системы ЭДО можно подключить за один день, с другими потребуется помощь специалистов и дополнительное время.
- Наличие платы за обмен документами с другими сервисами. Это важно, если ваши партнеры уже подключены к другому сервису ЭДО.
- Дополнительная плата, например, за входящие документы.
- Служба поддержки: если вам важна оперативная помощь, выбирайте тот сервис, где есть круглосуточная поддержка.
Перевести на ЭДО партнеров
Когда организации-партнеры не подключены к ЭДО, часть документов вам придется создавать в бумажном виде, а часть в электронном. Поэтому важно предлагать партнерам переходить на ЭДО, чтобы сделать работу комфортной для всех. Если не можете самостоятельно объяснить контрагентам преимущества, попросите помощь у оператора ЭДО — некоторые предоставляют такую услугу.
Обучить сотрудников
Некоторые консервативные сотрудники в компании могут устроить бойкот новым технологиям, если им комфортно работать в старом привычном формате. Поэтому важно рассказать сотрудникам о преимуществах ЭДО, обучить работе с программой и электронными подписями.
Больше подробностей в FAQ
Мы в RU-CENTER работаем через ЭДО, поэтому проверили инструкцию на себе и собрали ответы на главные вопросы, которые могут у вас возникнуть.