Что такое Google Таблицы и как с ними работать

Что такое Google Sheets

Google Sheets (Sheets от англ. – листы) – это удобный бесплатный онлайн инструмент для работы с данными в таблице. Таблицы гугл очень похожи на всем знакомый Excel от Microsoft, но все же между ними есть ряд отличий.

Чем отличается Excel от Google Таблицы:

В Google Таблицы можно импортировать файлы из разных мест, при этом они сохранят заданные функции.
Сохранение информации в Google Таблицах происходит автоматически
Поделиться документом Google можно предоставив ссылку на файл
Ограниченное количество функций в Google Таблицах по сравнению с Excel
При загрузке больших объемов информации в Google Таблицы могут возникать замедления и сбои в работе программы
Excel доступен только оффлайн в отличие от Google Таблиц, которые могут работать и онлайн

Работа с гугл таблицами может быть полезна отдельным пользователям, а также владельцам сайтов и малого бизнеса.

В Google Sheets можно создавать и работать с файлами одновременно с другими пользователями, строить графики и цветные диаграммы. Сервис позволяет использовать встроенные формулы и делать анализ с помощью сводных таблиц. Открывать документы можно не только с компьютера, но и со смартфона с помощью приложения. Так как хранение информации происходит в облаке, то работать с таблицами можно удаленно.

Возможности сервиса позволяют дать доступ к файлам двумя способами: по ссылке на документ и через добавления электронной почты будущих пользователей. Также можно дать полный доступ с возможностью вносить правки или сделать ограничения прав при работе с файлом – дать возможность только читать документ, оставлять комментарии или вносить правки.

Большим преимуществом Google Таблиц является возможность открыть Excel-файл и преобразовать его в формат сервиса. Также это работает и в обратную сторону. Кроме Excel, гугл таблицы взаимодействуют и с другими сторонними сервисами (например, электронная почта, гугл документы и гугл презентации).

Кратко рассмотрим пункты меню Google Таблиц

Файл. Здесь содержатся действия с файлами: создание, сохранение, импорт, возможность поделиться, переименовать, удалить. Тут же находится раздел глобальных настроек.

Правка. В этом разделе можно отменить или вернуть проделанные изменения в файле, скопировать и вставить элементы, редактировать формулы.

Вид. Раздел предназначен для редактирования вида основного меню. Тут же можно закрепить строки или столбцы, изменить масштаб, группировать элементы.

Вставка. Содержит пункты по добавлению строк, столбцов, ячеек, листов, таблиц, диаграмм, изображений, ссылок, комментариев и примечаний.

Формат. Предназначен для работы с форматом ячеек и их содержимым. Позволяет установить шрифт, цвет, направление текста и т.д.

Данные. Раздел для проверки, фильтрации и сортировки данных.

Инструменты. Данный пункт меню позволяет создавать анкеты и опросники, настраивать уведомления и защиту.

Расширения. Раздел предназначен для установки дополнительных программ и записи макросов.

Справка. Здесь можно получить помощь по работе с таблицами.

Краткий обзор панели инструментов Google Таблиц

Наиболее популярные и востребованные инструменты (рассмотрим слева направо):

Отмена и повтор действия
Отправка документа на печать
Формат ячеек (денежные единицы, проценты, дата, время и другие)
Работа со шрифтом (размер, стиль, тип)
Границы и цвет ячеек
Направление и выравнивание текста
Вставка ссылок, комментариев, диаграмм
Создание фильтра
Выбор функций

Интересные и популярные функции в Гугл Таблицах

Как работать с гугл таблицами? Основные функции и элементы сервиса почти не отличаются от привычного Excel. Даже интерфейс напоминает привычные таблицы, что позволяет легко начать работу с программой. Но есть и нестандартные возможности, которые выделяют Гугл Таблицы в сравнении с Excel.

Импорт данных из других таблиц

Предположим вы решили начать работу в гугл таблицах и вам необходимо скопировать информацию из Excel. Для этого воспользуйтесь формулой =IMPORTRANGE.

Для импорта данных:

Выберите ячейки, куда будут перенесены сведения из файла.
Введите в них =IMPORTRANGE.
Откроется окошко, в которое необходимо ввести ссылку на файл, предназначенный для импорта. Возможно даже указать диапазон данных, которые будут скопированы.

При внесении изменений в файле информация автоматически заменится в гугл таблице.Таким образом, можно изменить данные в одной таблице, не открывая остальные.

Импорт изображений

Функция импорта изображений позволяет использовать несколько вариантов для добавления картинки в таблицу: загрузка с компьютера или Google Диска, фотография в режиме реального времени, размещение ссылки на изображение, выбор из поиска в Google картинках.

Перевод ячеек с помощью Google Переводчика

Чтобы использовать данную функцию, вводим команду =GOOGLETRANSLATE.

Выберите ячейку, в которой разместится переведенный текст
В ней указываем =GOOGLETRANSLATE
Далее кликните на ячейку, текст в которой требуется перевести (Если язык не определяется автоматически, укажите его вручную)

Какие еще возможности есть у сервиса Google Sheets

Защита листов и ячеек

В гугл таблицах есть возможность запретить редактирование определенных листов или диапазонов ячеек таблицы. Чтобы активировать эту функцию в меню Данные следует выбрать пункт Защитить листы и диапазоны.

Разделение данных

Для разделения информации, находящейся в одной ячейке, зайдите в раздел Данные и выберите пункт Разделить текст на столбцы. Это может потребоваться, например, если необходимо разделить имя и фамилию.

Проверка написания email-адресов

Если необходимо убедиться, что внесенные в таблицу адреса электронной почты правильной структуры, то для этого можно провести соответствующую проверку. После нее будут выделены все адреса, в которых допущена ошибка (например, нет знака «@»).

Чтобы запустить эту функцию выберите ячейку, в которой будет отображен результат, поставьте знак «=», после него без пробелов введите «isemail», а в скобках укажите диапазон ячеек для проверки.

Диаграммы

Внутри Таблиц можно построить диаграмму или график. Для этого в меню «Вставка» выберите раздел «Диаграмма». Справа откроется редактор, где можно выбрать внешний вид, менять диапазон данных и приоритетные оси. Тут же выбирается другой тип диаграмм и графиков. Редактор позволяет подбирать цвет диаграммы, ширину столбцов, название осей, варианты подписи данных и т.д.

Диаграммы Google Таблиц можно сохранять отдельно в виде изображения.

Формулы и функции

Чтобы ввести формулу в ячейку, то необходимо поставить знак «=» и ввести нужную формулу и условия. Можно указывать диапазон ячеек, или выбранные ячейки через «;». Можно воспользоваться подсказкой и использовать формулы из списка, выбрав соответствующий раздел на панели инструментов.

Комментарии

При работе с документами пользователи могут оставлять свои комментарии и примечания, при этом владелец файла получит уведомление об этом на электронную почту.

Комментарий помечается в ячейке желтым треугольником в правом углу сверху, примечание – черным треугольником. Ответить на примечание нельзя, его можно только удалить. В рамках оставленного комментария можно вести диалог, удалить его можно, выбрав пункт Пометить как решенное.

Варианты использования Google Таблиц

Гугл Таблицы активно используются небольшими компаниями и стартапами. Они отлично подходят для анализа данных по трафику, остаткам товаров, клиентам. Так как таблицы совместимы с гугл аналитикой, то в них удобно выгружать информацию по рекламным кампаниям.

Как различные специалисты могут использовать таблицы:

Интернет-маркетологи создавать рекламные кампании и вести по ним статистику.
HR-специалисты — собирать отклики на вакансии, анализировать обратную связь от сотрудников.
Отдел по работе с клиентами — вести учет данных по клиентам, на базе таблиц сотрудники могут создать аналог CRM-системы (системы по управлению взаимодействием с клиентом).
Сотрудники финансового отдела — составлять бухгалтерские отчеты, вести учет расходов и доходов и другие бухгалтерские отчетности. Например, в таблицах можно создать счет-фактуру и распечатать ее или отправить клиенту.
Любой сотрудник может вести планирование своей рабочей недели, месяца или полугодия, назначать встречи через гугл таблицы.

Небольшой автосервис может использовать Google Таблицы как журнал технического обслуживания автомобилей.

В таблицу вносятся данные по состоянию авто, степени износа различных деталей и элементы которые были обновлены. Ставится приблизительная дата следующего ТО и когда приходит напоминание о необходимости провести осмотр авто, клиенту делается звонок с приглашением на очередное обслуживание автомобиля.

Фитнес-тренер с помощью Google Таблицы может отслеживать вес и параметры своих клиентов, прогресс в занятиях, а также проведение различных тренировок. Исходя из этих данных, можно менять комплекс упражнений, добавлять нагрузки или работать над определенной группой мышц.

Заключение

Google Таблицы – инструмент с большими возможностями, который поможет систематизировать работу с различными группами данных. Помимо многочисленных функций, инструмент понятен даже новичку и выделяется на фоне своих конкурентов. Таблицы могут использоваться в личных целях, но широкий функционал делает их удобными для владельцев малого и среднего бизнеса.