Чем больше в компании сотрудников, тем сложнее сделать так, чтобы все задачи выполнялись эффективно и в срок. Решить проблему помогают таск-менеджеры. Рассказываем, зачем еще они нужны и как выбрать вариант, который подойдет для вашей компании.
Что такое таск-менеджер
Таск-менеджер — программа (или сервис) для управления задачами, которая упрощает рабочий процесс фрилансеров или компаний.
Базовая функциональность у программ одинаковая: можно ставить задачи, назначать ответственных, указывать сроки и фиксировать затраченное время. Задачи отображаются в разных форматах: с помощью списка, канбан-доски, диаграммы Ганта и так далее.
Пример системы постановки задач в «Битрикс24». Сервис подходит для командной работы: можно вести проекты, выставлять счета и общаться во внутреннем чате
Зачем нужны таск-менеджеры:
- Контролировать ход проектов. Если руководители знают, сколько часов сотрудники отрабатывают каждый день и на какие задачи тратят время, то могут прогнозировать их занятость и правильно распределять проекты между ними.
- Успевать вовремя. Например, если вы разрабатываете сайты, вы можете заранее поставить задачи для проектировщика, дизайнера и верстальщика, чтобы каждый из них успел сделать свою часть работы до указанного срока.
- Проводить онбординг. Новичку иногда сложно разобраться в задачах, которые выполняет компания. Используя таск-менеджер, новый сотрудник проанализирует старые задачи, познакомится с коллегами и разберется в том, чем занимается компания. Причем задачу «Пройти онбординг» он будет выполнять в том же таск-менеджере и так освоит этот инструмент.
- Работать в одном месте. При этом все документы хранятся в одном сервисе и не теряются, задачи связаны между собой и выполняются синхронно, а комментарии можно оставлять прямо в задачах. Не будет такого, что дизайнер нарисует макеты в личном аккаунте Figma, отправит их клиенту, и изображения потеряются навсегда после ухода сотрудника.
- Сделать процесс работы прозрачным для клиентов. Можно не присылать клиенту «эксельки», а дать ему доступ к проекту в таск-менеджере, чтобы его сотрудники заходили и следили за ходом работы. Эта опция есть в «Битрикс24»: ваши сотрудники отмечены как внутренние пользователи, клиенты — как внешние.
- Подсчитывать прибыль. В некоторых таск-менеджерах есть возможность отмечать оплачиваемые клиентские часы. Например, вы продаете часы работы SEO-специалиста, а он отмечает, сколько потратил времени на конкретный проект, — заложили 30 часов и потратили 30, все совпадает. В программах «Битрикс24» и Zoho Projects можно сразу выставить счет за эти часы.
Как выбрать таск-менеджер
Различные сервисы отличаются друг от друга количеством и качеством предлагаемых опций: в «Битрикс24» встроены видеозвонки и чат, а в «Google Задачах» — минимальный набор возможностей, однако сервис при этом бесплатный и надежный.
Не бывает универсальной программы, которая подходила бы всем. Таск-менеджер надо выбирать для конкретных задач и потребностей. Например, фрилансеру, скорее, важна стоимость пользования, а компании — количество места под проекты и интеграции.
Мы выделили девять критериев, на которые следует обратить внимание:
- Стоимость. Нужно выбирать таск-менеджер по соотношению подходящих функций и стоимости. Если вы руководите ИТ-компанией из 10 человек, незачем платить за видеозвонки или напоминания по задачам в «Ватсапе». Однако пригодится встроенный трекер задач: можно отслеживать потраченные на работу часы, чтобы проще и быстрее выставлять счета.
- Отчетность. Изучите, сколько отчетов доступны в сервисе и какие они. Большинство таск-менеджеров собирают отчетность только по задачам: в работе, завершенным, не начатым. Если вы работаете с клиентскими проектами, будет полезен отчет о прибыли — подойдут те программы-менеджеры, в которых можно отметить оплачиваемые часы.
- Хранилище данных. Если вы руководите отделом компании или интернет-магазином, вам хватит базового объема для хранилища данных. Обычно это 10–15 Гб. Если у вас большое количество клиентов, места нужно больше: так вы сможете хранить все документы по проектам в одном месте, не используя дополнительные диски. Стоит хранить реквизиты клиентов, проектную документацию, технические задания, резервные копии сайтов, счета и акты.
- Уведомления. Помогают не забывать о важных задачах. В большинстве сервисов уведомления доставляются с помощью пушей и электронных писем.
- Платформа. Таск-менеджер может быть браузерным, разработанным как мобильное приложение или программа для Windows или Linux. Мы рекомендуем присмотреться к менеджерам с мобильными приложениями — это удобный и быстрый формат для контроля выполнения задач.
- Интеграции. Нужны в двух случаях: если вы хотите перейти из одного таск-менеджера в другой или для вас важно подключить к программе сторонние сервисы. Например, если вы уже пользуетесь Jira, будет проще «переехать» в ClickUp, потому что схемы интеграции с последним предусмотрены. Если вы регулярно работаете с «Google Календарем», Gmail и «Google Диском», лучше выбирать те программы, которые уже с ними интегрируются. Если готовой интеграции нет, придется тратить бюджет, чтобы заказать объединение сервисов у разработчика.
- Язык. В нашей подборке многие сервисы на английском — это может быть плюсом и минусом одновременно. Если ваши сотрудники не знают английского, им будет тяжелее освоить интерфейс. Однако, если хотите подключить к системе англоязычных клиентов, она обязательно должна поддерживать соответствующий язык.
- Техническая поддержка. Чтобы сотрудники не оставались с проблемами наедине, потребуются онлайн-консультанты или разделы с полезной информацией. Во втором случае это могут быть вопросы и ответы, блог, виртуальный тур по интерфейсу или текстовые и видеоинструкции.
- Бесплатный тестовый период. Так можно проверить, насколько система вам подходит. У большинства сервисов есть бесплатные тарифы, но с ограниченными функциями — они могут не решить те задачи, которые для вас актуальны. Поэтому посмотрите внимательно, раскрывает ли бесплатный тариф нужные возможности системы.
Теперь проанализируем по этим критериям следующие сервисы: ClickUp, Any.do, Worksection, Wrike, Todoist, Zoho Projects, «Битрикс24» и «Google Задачи».
Девять удобных таск-менеджеров для команды и фрилансеров
ClickUp
Рабочее пространство с задачами в ClickUp
Язык: английский.
Платформы: мобильное и веб-приложение.
Проекты: рабочие пространства.
Отчеты: задачи и затраченное на них время, отработанные сотрудниками часы, прибыль. Можно собрать свой отчет, выбрав нужные виджеты.
Уведомления: в приложениях, браузере и через электронные письма.
Интеграции: с Wrike, Slack, Zoom, Discord, Excel, Trello, Asana, Jira, Todoist и другими.
Помощь в обучении: обучение по работе с программой, видеоинструкции, вебинары, вопросы и ответы, персональные консультанты на платных тарифах.
Тестовый период: нет, но есть бесплатный тариф.
Стоимость в месяц: от 5 до 19 долларов за одного участника.
Система ClickUp — это совокупность рабочих пространств, с помощью которых управляют проектами. Используя бесплатный тариф, можно просматривать и ставить задачи, менять их отображение, хранить файлы до 100 Мб, добавлять вложения. Исполнитель начинает и заканчивает работу над задачей кликом по кнопке: если выходит из системы и не завершает работу, время продолжает идти.
ClickUp — это больше программа для совместной работы: много функций, кастомизация, есть возможность отмечать часы работы с клиентами (опция Billable) и общаться во встроенном чате. Чтобы быстрее адаптироваться, можно запустить виртуальный тур по функциональным возможностям или посмотреть инструкции.
Any.do
Рабочее пространство Any.do на бесплатном тарифе
Язык: английский.
Платформы: мобильное и веб-приложение.
Проекты: есть в тарифе для команды.
Отчеты: нет.
Уведомления: в приложениях, на рабочем столе и в браузере.
Интеграции: с Asana, Trello, Slack, Todoist, Jira, «Google Календарем» и другими.
Помощь в обучении: блог, видеоинструкции, вопросы и ответы.
Тестовый период: нет, есть бесплатный тариф для персонального использования.
Стоимость в месяц: для отдельного пользователя — 3 доллара, для команды команда — 5 долларов за одного сотрудника.
Возможности Any.do зависят от тарифа: есть персональный (бесплатный, платный) и командный. Счета программа не выставляет ни в одном из тарифов.
Одиночные пользователи бесплатно ведут календарь и задачи, присваивают задачам приоритеты, настраивают напоминания по дате и времени. Используя платные тарифы, они могут отправлять напоминания по задачам в «Ватсапе». Команды и компании создают общее рабочее пространство, ведут проекты и добавляют сколько угодно сотрудников.
Wrike
Обзор задач по проекту во Wrike
Язык: русский и английский.
Платформы: мобильное, десктопное и веб-приложение.
Проекты: есть, система хранит информацию от 2 до 15 Гб на одного пользователя.
Отчеты: на премиальных тарифах.
Уведомления: в приложениях и через электронные письма.
Интеграции: с Salesforce, Miro, Zoom, «Google Диском», «Google Календарем», Gmail, Jira, Slack, Dropbox и другими.
Помощь в обучении: мультиязычные специалисты, блог, база знаний, вебинары.
Тестовый период: 14 дней с момента регистрации, есть бесплатный тариф.
Стоимость в месяц: от 9,8 до 24,8 доллара за пользователя.
Wrike поддерживает от двух пользователей, в премиум-тарифах можно хранить портфолио компании и управлять им, отслеживать затраченное время. Даже на бесплатном тарифе участники используют опцию голосового ассистента и отправляют быстрые реакции — это экономит время при работе.
Wrike больше подходит для компаний и команд или для фрилансеров с постоянными проектами: можно задать персональные шаблоны для задач и теги, настроить разные схемы согласований, подключить бизнес-аналитику в Tableau или встроить искусственный интеллект в работу над задачами. У каждого сотрудника есть личное рабочее пространство и проектное.
Todoist
Вот так в Todoist выглядит проект: некоторые списки добавлены по умолчанию. В проекте можно начать обсуждение, настроить отображение задач или отправить доступ на электронную почту
Язык: русский.
Платформы: мобильное и веб-приложение.
Проекты: рабочее пространство с задачами, исполнителями и вложениями. Система хранит файлы до 100 Мб в зависимости от тарифа.
Отчеты: достижение личных целей, хроника текущих задач и архив выполненных.
Уведомления: в приложениях, на рабочем столе и через электронные письма.
Интеграции: с «Google Календарем», Google Chrome, Opera, Gmail, Evernote, Everhour, Jira, Slack и другими.
Помощь в обучении: инструкция по началу работы, вопросы и ответы, блог.
Тестовый период: 30 дней для тех, кто выбрал тариф «Бизнес», есть бесплатный тариф.
Стоимость в месяц: для отдельного сотрудника— 5 долларов, для команды — 8 долларов за одного сотрудника.
В Todoist пользователи фильтруют задачи, используют готовые шаблоны для их постановки, создают обсуждения и дают доступ к своим проектам коллегам. Интерфейс программы простой и понятный, подойдет для новичков.
Todoist подходит командам и фрилансерам: они оставляют текстовые и голосовые комментарии в задачах, просматривают календарь с запланированными делами, добавляют задачи через электронную почту и настраивают напоминания. На бесплатном тарифе предусмотрено пять проектов и пять сотрудников, на платном — 50 сотрудников, где на каждого приходится до 500 проектов.
Zoho Projects
Так отображается страница рабочего проекта в Zoho Projects. Можно посмотреть все задачи со статусами и исполнителями
Язык: русский и английский.
Платформы: мобильное и веб-приложение.
Проекты: рабочее пространство с задачами, есть возможность устанавливать статусы и отслеживать ключевые этапы. Сервис выделяет до 120 Гб для хранения файлов.
Отчеты: об открытых, закрытых, просроченных задачах и процентах их выполнения.
Уведомления: в приложении, на рабочем столе и через электронные письма.
Интеграции: с «Google Календарем», «Google Задачами», «Google Таблицами», «Google Диском», Gmail, Jira, Dropbox, Slack и другими.
Помощь в обучении: вопросы и ответы, советы и лайфхаки, вебинары, информация об обновлениях, материалы форума.
Тестовый период: 10 дней с момента регистрации, есть бесплатный тариф.
Стоимость в месяц: от 5 до 10 долларов за одного сотрудника.
В таск-менеджере можно вести бесплатно два проекта и календарь, смотреть отчеты и создавать собственные статусы. На платных тарифах пользователи создают подзадачи, напоминания, следят за бюджетом проекта и управляют портфолио.
Zoho разрабатывает дополнительные модули, которые легко интегрируются с таск-менеджером. Например, бесплатная программа Zoho Invoice автоматизирует выставление счетов. Если использовать обе программы, можно упростить работу маркетингового агентства или ИТ-компании.
Zoho Projects подходит для команд и компаний: сотрудники могут просматривать действия пользователей в ленте активности, отмечать клиентские часы (опция Billable), создавать группы и чаты по отделам или интересам и обмениваться информацией.
«Битрикс24»
Страница задачи в «Битрикс24». Пользователи добавляют чек-листы, комментарии, соисполнителей и наблюдателей. Могут установить напоминание по задаче
Язык: русский.
Платформы: мобильное, десктопное и веб-приложение.
Проекты: рабочие группы с задачами, возможностью хранить документы, диском и базой знаний. Сервис выделяет до 1 Тб для хранения файлов в зависимости от тарифа.
Отчеты: система отправляет форму для отчета раз в неделю с помощью попапа. Сотрудник заполняет ее вручную или выбирает те задачи из сгенерированного списка, которые хочет вставить в отчет.
Уведомления: в приложениях, на рабочем столе и через электронные письма.
Интеграции: с «Google Календарем», Gmail, «Яндекс Почтой», «ВКонтакте», Robokassa, Zoom, «Авито», 1С, СДЭК и другими.
Помощь в обучении: вопросы и ответы, вебинары, онлайн-консультанты на платных тарифах.
Тестовый период: нет, но есть бесплатный тариф.
Стоимость в месяц: от 1 743 до 9 793 рублей за всех пользователей.
Пользователи «Битрикс24» фиксируют время, в течение которого выполняются задачи, ведут проекты и календарь, создают лендинги на конструкторе. На платных тарифах можно заниматься маркетингом: делать рассылки на электронную почту и в мессенджерах, настраивать рекламные кампании в социальных сетях и при использовании поисковика.
«Битрикс24» подходит для команд и компаний. Пользователи бесплатно созваниваются по видеосвязи или в формате голосового общения, переписываются во внутреннем чате, хранят информацию о клиентах и проектах, автоматически создают счета, меняют их статусы и подсчитывают прибыль.
«Google Задачи»
У «Google Задач» только мобильное приложение. Сервис автоматически подключен ко всем продуктам Google, пользователи создают задачи на компьютере через «Google Календарь» или Gmail
Язык: русский.
Платформы: мобильное приложение и веб-интеграции с продуктами Google.
Проекты: нет, можно добавлять проекты в списки задач.
Отчеты: нет.
Уведомления: в мобильном приложении, если запланированы дата и время выполнения задачи.
Интеграции: с продуктами Google.
Помощь в обучении: справочные материалы.
Тестовый период: нет, потому что нет платных тарифов.
Стоимость в месяц: бесплатно.
Пользователи ставят задачи и подзадачи, добавляют описание, настраивают регулярность и автоматически получают напоминания, если у задачи есть сроки выполнения. Задачи создают через мобильное приложение или продукты Google: например, можно зайти в Gmail, раскрыть боковое меню задач и перетащить письмо туда — оно преобразуется в задачу, нужно лишь поставить сроки. Все дела автоматически отображаются в «Google Календаре».
«Google Задачи» подойдут фрилансерам: простой интерфейс для планирования повседневных дел и работы, только нужные функции и никакой оплаты.
«Пачка»
В системе пользователи устанавливают сроки и приоритеты задач, прикрепляют их к беседам и задают тип: «звонок», «встреча», «напоминание», «событие» или «письмо»
Язык: русский.
Платформы: мобильное, десктопное и веб-приложение.
Проекты: нет.
Отчеты: нет.
Уведомления: в мобильном, десктопном и веб-приложении.
Интеграции: с GitLab, Slack, «Битрикс24», amoCRM, Jira и Trello.
Помощь в обучении: блог, база знаний, чат с техподдержкой в системе, «Телеграме» и «Ватсапе».
Тестовый период: есть — действует, пока команда не напишет 5 000 сообщений.
Стоимость в месяц: от 159 до 399 рублей за сотрудника при предоплате за год, есть бесплатный тариф.
Пользователи общаются в чатах двух типов: в каналах и беседах. В каналах посты пишет только автор, остальные сотрудники могут их комментировать или отправлять реакции. В беседах общаются все работники с доступом: добавляют сообщения в избранные, создают из них задачи, подключают видеосвязь, тегают других пользователей, начинают треды — ветки обсуждений по конкретному вопросу. Каждый участник может составить список дел, в котором удобно планировать задачи.
У компании есть два продукта: мессенджер с управлением задачами и CRM, где можно собирать заказы из разных источников. Первый подходит для командной работы и компаний, второй — для всех, кто работает в b2с-секторе. Мессенджер подойдет и фрилансерам, у которых есть необходимость регулярно общаться с большим количеством клиентов: их можно приглашать в систему с ограниченным доступом.
Kaiten
Kaiten помогает адаптироваться в программе: автоматически ставит задачи на знакомство с интерфейсом и предлагает созвониться с консультантом сервиса
Язык: русский.
Платформы: мобильное и веб-приложение.
Проекты: можно вести в рабочих пространствах или «досках» (списках задач).
Отчеты: о завершенных задачах — на бесплатном тарифе и о загрузке — на платном.
Уведомления: в мобильном и веб-приложении, в электронной почте.
Интеграции: с «Телеграмом» и Slack.
Помощь в обучении: блог, база знаний, техподдержка через электронную почту, обращения в сервисе на платных тарифах.
Тестовый период: нет.
Стоимость в месяц: от 420 рублей за пользователя, есть бесплатный тариф.
Пользователи ставят задачи, настраивают их отображение в системе, создают и редактируют документы, общаются в чате. На платном тарифе можно подключить модуль учета потраченного времени и работу по методологиям Scrum, Kanban и Agile.
Kaiten больше подходит для команд: можно хранить документы и совместно над ними работать, добавлять гостевых пользователей и писать комментарии к задачам, создавать задачи из письма на специальную почту и учитывать рабочее время.
ЛидерТаск
Пример постановки задачи в ЛидерТаск
Язык: русский, английский, немецкий, французский и еще 30 языков на выбор.
Платформы: мобильное, десктопное и веб-приложение
Проекты: есть. Они могут быть как для личных целей, так и для работы в команде. Внутри проекта можно создавать неограниченное количество задач и подзадач.
Отчеты: нет
Уведомления: в мобильном, десктопном и веб-приложении.
Интеграции: нет
Помощь в обучении: блог, видеокурс «ЛидерТаск от А до Я», консультации техподдержки, а также видеокурсы для новичка, сотрудника и руководителя для быстрого старта и центр помощи.
Тестовый период: 3 дня, также есть бесплатный тариф для персонального использования.
Стоимость в месяц: для одного пользователя от 217 рублей, для команд — от 332 рублей за каждого.
ЛидерТаск подойдет для совместной работы над проектами как небольшим командам, так и крупным компаниям. Задачи можно поручать сотрудникам, устанавливать сроки выполнения, выделять цветом или метками. У каждой задачи есть собственный чат для общения и обмена файлами.
На выбор пользователям доступно управление задачами в формате списка или канбан-доски. Для более эффективного планирования дня можно использовать ежедневник с почасовым расписанием. Кроме того, вы можете настроить напоминания, чтобы не забыть о предстоящих встречах и делах.
Кратко
- Таск-менеджеры — программы для ведения задач, которые упрощают работу компаний, проектных команд и фрилансеров.
- Таск-менеджеры нужны, чтобы отслеживать и анализировать нагрузку сотрудников или собственную, планировать дела, выставлять счета за выполненные задачи и помогать новым сотрудникам адаптироваться в компании.
- Критерии для отбора таск-менеджеров:
— стоимость и наличие тестового периода;
— встроенная отчетность;
— возможность вести проекты;
— интеграции с другими программами;
— наличие уведомлений и мобильного приложения;
— язык интерфейса и активность техподдержки. - Не бывает универсальных программ, которые подходили бы всем. Протестируйте разные таск-менеджеры и выберите вариант, который удобен вам.