Согласно статистике, 12% сотрудников, занятых полный день, работают из дома, а 28% лишь иногда приезжают в офис. Это удобно, но для организации удаленной работы нужен полноценный виртуальный офис с мессенджерами, таск-менеджерами и другими инструментами. Отобрали 15 самых полезных сервисов для совместной работы, разбили их на категории и рассказали, зачем они нужны.
Сервисы для управления задачами
При работе даже в небольшой компании нужно уметь распределять между сотрудниками задачи и обязанности. Для этого есть несколько специальных инструментов.
Jira. Самый известный таск-менеджер, которым пользуется Coca-Cola, Visa и NASA. В Jira есть два способа управления рабочими процессами: канбан-доски и скрам-доски.
Канбан — это визуальная система управления процессами, обычно основанная на карточках. По канбан-методике можно создавать карточки с задачами, распределять их между работниками и объединять в группы с определенными статусами, отмечая, какая задача уже выполнена, а за какую еще не брались. Это позволяет наблюдать за прогрессом, отслеживать объем работы, который взяла на себя команда, и увеличивать его при необходимости.
Для компаний до 10 человек сервис бесплатный. Если же сотрудников больше, подписку придется покупать. Ее стоимость стартует от 77 долларов в месяц. Сделать оплату с российского счёта сейчас невозможно — потребуется открывать иностранный или искать посредников.
Так выглядит канбан-доска в Jira: за каждым исполнителем закреплена карточка, которую можно перетаскивать в зависимости от статуса.
Если метод «канбан» заточен под долгосрочную работу, то «скрам» позволяет в сжатые сроки выполнить одну масштабную задачу. Например, можно назначить спринт длиной в две недели и посредством тех же досок следить, как команда справляется с мелкими задачами, решая крупную. Кроме того, в Jira можно посмотреть отчеты об эффективности работников, составлять дорожные карты, хранить исходный код проекта и так далее.
На скрам-доске висит напоминание, что до завершения задачи осталось четыре дня.
Miro. Визуально сервис похож на большую цифровую доску: к ней прикрепляют разные файлы, есть возможность размещать ссылки и оставлять комментарии. Доску можно поделить на несколько зон — в разных частях будут работать сразу несколько команд. Это удобно для мозгового штурма: можно посмотреть, как команды справляются с задачами. Кроме того, Miro подходит для презентаций: можно здесь же показывать дополнительные материалы или оставлять заметки.
В стандартной версии доступно до трех досок включительно. С платным тарифом можно использовать больше и досок, и функций. Но оплатить подписку в России проблематично: нужно открыть счет за границей.
В одной части доски можно обсудить рабочие материалы, а в другой — назначить исполнителей для решения разных задач.
«Битрикс24». Комплексная платформа для ведения бизнеса. В ней можно назначать исполнителям задачи при помощи карточек, следить за их выполнением, созваниваться с коллегами, хранить документы и файлы. Одно из главных преимуществ платформы — возможность отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на разные задачи.
Другое преимущество — подключение CRM. «Битрикс24» умеет работать с базой данных клиентов напрямую, все сделки можно отражать прямо в системе. Таким образом, менеджерам удобно вести учет, а руководителю — следить за статистикой и прозрачностью сделок.
Система используется бесплатно, но можно купить подписку, чтобы увеличить объем облачного хранилища и открыть дополнительные функции, например запись во время видеозвонков.
«Битрикс24» позволяет подключать сторонние сервисы. Например, можно подключить сообщения о заказах из корпоративного аккаунта во «ВКонтакте».
Сервисы для звонков и видеоконференций
Чтобы компания успешно работала на удаленке, необходима качественная связь как при общении в чатах, так на видеоконференциях.
Zoom. Главная звезда прошедшей пандемии. Сервис можно использовать бесплатно, но тогда на конференцию нельзя позвать больше ста человек. Сеанс длится до 40 минут. Платные версии снимают эти ограничения и предлагают расширенные функции вроде облачного хранилища. В остальном же оба варианта позволяют быстро созваниваться по аудио- и видеосвязи. Также в систему встроены коллективный чат, онлайн-календарь и доска объявлений — можно тут же подвести итоги встречи и назначить следующую. Бонус — большая коллекция виртуальных фонов, которые пригодятся, когда сотрудники будут созваниваться из спальни или детской.
В бесплатной версии Zoom количество участников ограничено сотней человек. Для большинства рабочих совещаний этого хватит с лихвой.
Google Meet. Аналог Zoom от Google. Главные преимущества: в сервисе не надо регистрироваться, не требуется скачивать приложение. Достаточно нажать пункт «Новая встреча» в разделе «Встречи» и отправить код собеседникам, после чего можно созваниваться. Другие плюсы: Google Meet умеет преобразовывать речь в субтитры, а встречи можно планировать через «Google Календарь». При назначении даты и времени собрания сервис пришлет уведомление и ссылку на конференцию.
Miro можно интегрировать с Google Meet — и обсуждать рабочие задачи прямо во время видеоконференции.
«Телеграм». Самый универсальный мессенджер на рынке: версии для десктопа, смартфона и браузера между собой полностью синхронизированы. Для работы можно создавать закрытые чаты, где удобно обсуждать текущие дела, распределять задачи и прикреплять важные сообщения. Также в «Телеграме» высокое качество голосовой связи и большие возможности для конференций с участием нескольких человек.
Голосовой чат в «Телеграме» простой, но для быстрого созвона функций достаточно.
Wiki-системы для хранения регламентов и документов компании
Во время совместной работы недостаточно просто созваниваться с коллегами и следить за выполнением задач. Необходимо еще и где-то хранить данные: онлайн-документы, регламенты, проекты и так далее. Для этого созданы сервисы, устроенные по системе Wiki, когда каждый участник может добавлять или менять данные.
Confluence. Позволяет создать внутренний портал с базой данных компании. Изменение может вносить любой человек, у которого есть соответствующие права. При этом все правки записываются, их можно «откатить» назад, а текст отредактировать. Систему легко освоить: пары часов на знакомство будет достаточно даже тем, кто до этого умел только запускать Microsoft Word. Если количество пользователей больше десяти, нужно покупать подписку. Как и в случае с Jira, оплата с российских банковских счетов невозможна.
При помощи Confluence удобно планировать будущую работу компании, например фиксировать, что вы должны сделать в ближайшие месяцы.
EvaWiki. Российский аналог Confluence. Позволяет делать то же самое, но функций у него гораздо больше. Например, в EvaWiki уже встроен плагин, позволяющий рисовать блок-схемы, а в Confluence его надо устанавливать дополнительно. Также сервис дружит с российскими операционными системами (ОС) вроде Astra Linux и Red OS. Это важно, если вы работаете в госкомпании, где предпочтение отдали отечественной ОС. Стандартная версия обойдется в 300 рублей в месяц, бизнес- и премиум-варианты — в 500 и 700 рублей, соответственно. Последние отличаются расширенными функциями и встроенными плагинами.
Документы для работы можно набирать в EvaWiki и там же их редактировать.
Notion. Представляет собой гигантский блокнот, в котором можно фиксировать разные задачи и хранить данные. Он синхронизируется с календарями и текстовыми редакторами вроде Microsoft Word и Google Docs и позволяет вести блог, который индексируется поисковиками. Последнее очень удобно, если вам нужно сообщить что-то о компании, не создавая блог на WordPress. Для индивидуального использования подходит бесплатный вариант, но для компании лучше оплатить командный тарифный план — получите облачное хранилище, возможность подключить неограниченное количество участников и другие функции.
В Notion удобно составлять план действий компании: ставить задачи и распределять их между исполнителями.
Сервисы для совместной работы с документами
Если работа вашей компании хоть как-то связана с текстами, таблицами и презентациями, без офисного пакета не обойтись. При этом софт должен быть заточен под совместную работу.
Google Workspace. Один из самых известных офисных пакетов для организации совместной работы с онлайн-документами. Включает в себя программу «почтовый клиент», календарь, облачное хранение данных, а также «Google Таблицы», «Google Документы», «Google Презентации» и другие сервисы. Приложения интегрированы друг с другом: например, комментарии в Google Docs приходят на почту в Gmail, а запланированные встречи видно в календаре. Но есть и проблема: чтобы в России полноценно использовать офисный пакет, нужна оплаченная лицензия, которую не купить без VPN и зарубежного банковского счета.
В Google Docs встроен чат, таск-менеджер и календарь, поэтому здесь удобно обсуждать рабочие вопросы и назначать встречи.
«МойОфис». Аналог Google Workspace в России. На этой отечественной платформе вы найдете редакторы для работы с текстами, таблицами и презентациями, а также сервис облачного хранения данных и программу «почтовый клиент». Данные экспортируются из Google Workspace — переезд на российский ресурс не вызовет затруднений. Бесплатно можно установить аналоги Word и Excel, за остальной пакет и техподдержку придется заплатить.
Интерфейс платформы «МойОфис» похож на интерфейс продуктов Google и Microsoft, поэтому проблем с адаптацией не возникнет.
«Яндекс 360». Еще один российский ответ офисному пакету от Google. В «Яндекс 360» входит «почтовый клиент», облачное хранилище, текстовой редактор, календарь, записная книжка, сервис для видеоконференций и даже мессенджер. Все сервисы плотно интегрированы друг с другом, можно запланировать встречу и одним кликом отправить ссылку на нее в мессенджер. В отличие от софта Google проблем с оплатой нет: за 200 рублей в месяц можно купить премиальный статус, который позволяет хранить большие файлы, выдает специальный адрес для почты и так далее.
«Яндекс 360» позволяет разделять сотрудников на отделы — так проще распределять задачи.
Менеджер скриншотов — неочевидный, но важный инструмент в процессе удаленной работы. Часто бывает, что нужно быстро показать коллеге часть экрана: например, если вы нашли ошибку, которая отображается только у вас. А еще с помощью скриншотов можно хранить внутреннюю информацию, то есть что-то вроде инструкций.
LightShot. Позволяет сделать скриншот выбранной области за несколько секунд. Картинку можно отредактировать и выложить в публичный доступ. Кроме того, с помощью LightShot легко искать похожие изображения: выделяете фрагмент, и система находит в интернете аналогичные картинки.
LightShot можно установить в качестве расширения для браузера — и делать скриншоты одним кликом.
Joxi. Еще один сервис для работы со скриншотами. Можно выделять область скриншота, а картинку править во внутреннем графическом редакторе. Это удобно, если вам нужно тут же подчеркнуть какую-то информацию.
С помощью Joxy можно одним кликом опубликовать скриншот в соцсетях и мессенджерах. К сожалению, «Телеграма» в этом списке нет.
«Яндекс Диск». Конечно, сервис используется прежде всего для хранения данных. Однако в него встроен менеджер скриншотов: вы можете скопировать экран и тут же сохранить картинку в папке. Доступ к папке можно ограничить и хранить скриншоты с конфиденциальной информацией.
«Яндекс Диск» сохраняет скриншоты сразу в папку — их не придется искать по всему хранилищу. Источник: скриншот автора
Коротко: список сервисов
Итак, перечислим все сервисы, которые позволяют организовать виртуальный офис:
- для управления процессами: Jira, Miro, «Битрикс24»;
- для хранения регламентов и онлайн-документов: Confluence, EvaWiki, Notion;
- для звонков и видеоконференций: «Телеграм», Zoom, Google Meet;
- для совместной работы с документами: Google Workspace, «Яндекс 360», «МойОфис»;
- для работы со скриншотами: LightShot, Joxi, «Яндекс Диск».